쓰던 시스템은 그대로.그 사이 일은 저희가 합니다.
지금 쓰시는 Accounting, Payroll, 현장 시스템 그대로 둡니다. 그 사이에서 옮겨 적고 맞춰 보던 일만 저희가 가져갑니다. 장부에 올라가는 건 사람이 한 번 보고 눌러야 들어갑니다.
저희는 바꾸라고 하지 않습니다.
QuickBooks 쓰시면 QuickBooks 그대로, Gusto 쓰시면 Gusto 그대로 둡니다. 시스템 갈아타는 게 제일 비싸고, 제일 오래 걸리고, 제일 많이 깨집니다. 그걸 안 하는 데서 시작합니다. 저희가 맡는 건 그 사이에서 넘겨주는 일입니다.
일은 저희가 이어 놓고 · 확인은 사람이 하고 · 혼자 넘어가는 건 없습니다
소프트웨어는 잘 쓰고 계신데, 사람이 계속 옮겨 적고 있습니다.
업종보다 이 세 가지가 더 정확한 기준입니다. 하나라도 해당되면 한번 얘기해 볼 만합니다.
이것만 할 사람 뽑기는 애매하다
해야 하는 건 압니다. 그런데 이것만 맡길 사람을 Full-time으로 뽑기에는 일이 애매하게 걸쳐 있습니다.
같은 내용을 두 번 세 번 입력한다
프로그램은 이미 여러 개 쓰고 계십니다. 문제는 그 사이를 사람이 손으로 이어 주고 있다는 겁니다.
더 나은 방법이 있는지 봐 줬으면 한다
찾아보면 툴은 많습니다. 우리 회사에 뭐가 맞는지 골라 주고, 붙여 주고, 계속 돌봐 줄 사람이 없을 뿐입니다.
업종에 따라 대신하는 일이 다릅니다.
회사마다 매달 손으로 하는 일이 다릅니다. 네 가지 형태를 맡습니다.
소매 · 도매
파는 곳이 여러 군데인 회사
- Channel 매출을 장부로
- Inventory 떨어지기 전에 알려주기
- 받을 돈과 발주 금액을 한자리에서
식당
POS와 배달앱 Settlement이 매일 쌓이는 회사
- 매출과 은행 Deposit을 매일 맞추기
- Tip과 Clock-in 기록을 Payroll로 넘기기
- Labor cost 비율을 아침마다 보기
주문 제작 · 가공
Work order 단위로 일하는 회사
- Work order마다 원가를 따로 모으기
- 자재 PO를 Work order에 걸어 추적
- 작업 시간을 Work order별로 나눠 넣기
건설 · 하청
Job site마다 돈이 따로 도는 회사
- Job site별로 쓴 돈과 남은 돈
- 일한 시간을 Job cost로
- Commitment 금액 넘기 전에 알려주기
네 단계, 건너뛰는 길은 없습니다.
순서가 곧 원칙입니다. 두 번째 단계 안 거치고 장부에 올라가는 건 없습니다.
제안
분류 안 된 Bank feed, 일한 시간, Commitment 초과, 마감 항목을 읽어서 입력할 내용을 초안으로 만듭니다. 필요한 서류도 같이 만듭니다.
확인
거기서 멈춥니다. 담당자가 작업함(Queue)을 열어 보고 Approve 하거나 고칩니다. 혼자 넘어가는 건 없습니다.
실행
Approve된 것만 Accounting·Payroll·현장 시스템에 들어갑니다.
기록
누가 뭘 언제 Approve 했는지 남습니다. 나중에 되짚어 볼 수 있게 보관합니다.
뭘 붙이면 뭐가 되는지.
여덟 갈래가 들어와서 장부 하나로 끝납니다. 쓰시던 건 하나도 안 버립니다.
장부
모든 게 여기로 모입니다. 장부는 하나, 두 번 입력은 없습니다.
급여 · 인사
일한 시간이 Job cost로 들어갑니다. Tip, 휴가, 신입 입력이 사라집니다.
매출 · POS
채널별 매출이 통장 Deposit과 매일 맞춰집니다. 물어보기 전에 끝나 있습니다.
은행 · 카드
내역이 분류되고 Receipt이 붙고, 중복은 올라가기 전에 잡힙니다.
출퇴근
Clock-in이 Payroll로, Payroll이 Job cost로 이어집니다.
현장
사진, 일일보고, 장비, 차량이 Job에 묶입니다.
문서 · 메일
메일로 온 청구서가 파일까지 붙은 입력 초안이 됩니다.
알림
작업함 알림이 이미 쓰시는 메신저로 옵니다. 폰에서 바로 Approve 하시면 됩니다.
대부분 API나 Bank feed로 연결됩니다. 쓰시는 시스템마다 첫 통화에서 확인해 드립니다. 무엇부터 붙일지는 실제로 쓰시는 걸 보고 정합니다. 목록에 없어도 말씀해 주세요. QuickBooks Desktop만 연결 방식이 다릅니다.
두 번째, 세 번째 입력이 사라지는 자리.
까만 점이 사람 손이 가는 자리입니다. 우선 둘만 펼쳤고, 아래에 여섯 개가 더 있습니다.
매출 → 장부
같은 숫자를 두 번 칩니다. POS에서 한 번, 장부에 또 한 번.
- 채널마다 내려받기
- 엑셀에 정리
- 입금과 대조
- 분개 입력
- 맞는지 확인
- 확인만
시간 → 급여 → 원가
같은 시간이 Job에 닿기까지 세 번 입력됩니다.
- 타임카드 승인
- 내보내기
- Payroll에 입력
- Job cost로 다시 입력
- 맞는지 확인
- 확인만
카드 → 영수증 → 장부
영수증은 이미 세 군데 있습니다. 어디서도 못 찾을 뿐입니다.
- 내역 확인
- 영수증 독촉
- 내려받고 이름 바꾸기
- 해당 내역에 붙이기
- 계정 코드 입력
- 확인만
청구서 → 승인 → 장부
청구서가 숫자가 되기까지 네 군데를 손으로 거칩니다.
- 메일에서 찾기
- 전달
- 승인 받으러 쫓아다니기
- 입력
- 사본 보관
- 확인만
재고 → 재주문
재고가 POS에도 있고 엑셀에도 있는데, 둘이 안 맞은 지 오래됐습니다.
- 채널마다 확인
- 남은 재고 세기
- 재주문 시점 감으로
- PO 올리기
- 엑셀 고치기
- 확인만
신입 첫날
한 사람 정보를 다섯 군데 칩니다. 그리고 꼭 한 군데를 빠뜨립니다.
- Payroll에 입력
- 이메일 계정 만들기
- 단톡방에 추가
- 폰·차량 넘기기
- 서류 받아내기
- 확인만
월 마감
매달 같은 한 주가 사라집니다. 그러고도 답은 손쓰기엔 늦은 뒤에 나옵니다.
- 명세서 전부 뽑기
- 계좌마다 대조
- Payroll과 장부 맞추기
- 안 맞는 것 쫓아다니기
- 마감 자료 만들기
- 확인만
보험 · 서류
만료된 COI는 Audit 전엔 안 보입니다. 그때는 보험료로 돌아옵니다.
- 만료된 곳 찾기
- 업체에 메일
- 기다리기
- 새 증서 보관
- 추적표 고치기
- 확인만
추정치: 지금은 주 17~31시간, Relai로는 주 2시간 안팎, 한 달에 65~125시간을 돌려받습니다.
추정치입니다. 직원 열 명에서 예순 명 사이 회사를 기준으로 위 여덟 가지를 더했고, 월 마감은 4주로 나누고 신입은 한 달에 한 명으로 잡았습니다. 시급 $25로 계산하면 월 $1,600에서 $3,100, 풀타임 직원 한 명이 한 달에 일하는 시간의 40~70%입니다. 이건 최소한으로 잡은 숫자이고, 나머지 절반은 매출 쪽에 있습니다. 사장님 회사 숫자는 첫 통화에서 직접 재 봅니다.
시간을 아끼는 데는 천장이 있습니다. 매출에는 없습니다.
사무 일을 아무리 줄여도 아끼는 돈은 직원 한 명 인건비가 한계입니다. 아래는 같은 데이터가 매출로 이어지는 자리입니다. 새 시스템이 없어서가 아니라, 보는 사람이 없었을 뿐입니다.
해 놓고 청구 안 한 일
일한 시간과 자재는 Job에 들어갔는데 청구서가 안 나갔습니다. Job이 끝나서야 알게 되고, 그땐 손님이 이미 떠났습니다.
Relai가 보는 것 청구 없이 원가만 쌓인 Job을 그 주에 알려 드립니다.
늦게 나간 청구서
화요일에 끝난 일을 3주 뒤에 청구합니다. 3주 동안 내 돈이 남의 통장에 있습니다.
Relai가 보는 것 일이 끝나면 청구서 초안이 먼저 만들어집니다. 누가 기억해야 나가는 청구서가 아닙니다.
조용해진 단골
2년 동안 6주마다 사던 손님이 9주째 조용합니다. 아무도 눈치채지 못합니다. 주문 간격을 보는 사람이 없으니까요. 문자 한 통만 보냈어도 주문으로 이어졌을 겁니다.
Relai가 보는 것 손님마다 자기 주기가 있습니다. 그 주기를 넘긴 사람을 짚어 드립니다. 보내는 데 드는 돈은 없습니다.
늦게 나간 견적
믿을 만한 견적을 먼저 내는 쪽이 많이 가져갑니다. 2주 걸린 견적은 대개 진 견적입니다.
Relai가 보는 것 백지에서 시작하지 않고, 작년에 같은 일을 했던 실제 원가에서 시작합니다. 보낸 견적이 일주일째 조용하면 알려 드립니다.
손해 보고 파는 품목
배달앱 수수료가 플랜에 따라 15~30%입니다. 카드가 3% 안팎입니다. 운임과 반품까지 붙이면 홀에서 남던 메뉴가 배달에서는 손해입니다. 이 계산을 해 본 분이 거의 없습니다.
Relai가 보는 것 수수료까지 넣은 품목별·채널별 진짜 마진. 그리고 어느 값에 올릴 여지가 있는지.
돌려받는 한 주
사장님이 직접 뛰는 회사라면, 돌려받은 시간은 아낀 비용이 아닙니다. 영업하고 견적 내고 사람 뽑는 데 쓸 시간입니다.
Relai가 보는 것 그렇게 생긴 시간은 비용 절감 한 줄로 끝나지 않고 견적, 후속 연락, 채용에 들어갑니다.
매달 쌓은 기록이 돈으로 돌아옵니다.
Tax credit이나 보험 Audit은 대개 한 가지 이유로 깨집니다. 그때그때 남긴 기록이 없어서입니다. Relai는 그 기록을 매주 쌓아 둡니다.
회계사가 바로 쓰는 기록
지금 회계사한테 매달 맡기시는 장부 일은 저희가 가져갑니다. Reconciliation, Payroll journal, 월 Closing, 1099, WIP 같은 일입니다. 회계사는 판단과 Filing에 집중하게 되고 그만큼 Fee도 줄어듭니다. Audit 의견과 Tax filing은 License가 필요해 회계사 몫으로 남습니다.
한 번 만들고, 매달 돌립니다.
회사마다 붙이는 시스템도 다르고 비용을 계정에 나누는 방식도 달라서 정해진 가격표가 없습니다. 한 번 얘기해 보고 정합니다.
구축
한 번. 시스템 연결, 작업함과 Approve 흐름 설정, 회사별 원가·승인 Rule 반영, 필요하면 회사 이메일 정리까지.
월 관리
연결 유지와 시스템 바뀔 때 대응, 밤마다 자동 점검, 월 Closing 패키지 실행, 작업함 운영 지원.
회사마다 견적
뭘 쓰시는지, 몇 분이 만지시는지, 비용을 어떤 계정으로 나누시는지 보고 정합니다. 표준 구성은 낮게 잡고, 회사에 맞춰 따로 짜는 부분은 들어간 시간만큼 받습니다.
짧게 답하면 이렇습니다.
매번 받는 질문 넷입니다.
쓰던 회계 프로그램을 바꿔야 하나요?
아니요. 쓰시던 Acumatica나 QuickBooks Online 그대로 두고, 그 사이에서 반복되는 일만 맡습니다.
AI가 장부를 마음대로 건드리나요?
아니요. 장부에 올라가는 건 전부 제안 → 사람이 Approve → 실행 → 기록을 거칩니다. Accounting 시스템이 자동으로 맞춰 둔 항목도 한 번 더 확인해서, 틀린 건 막습니다.
Zapier 같은 건가요?
다릅니다. Zapier는 조건이 맞으면 옮기는 툴입니다. 어려운 건 옮기는 게 아니라 어디로 옮길지 정하는 겁니다. 이 Receipt이 어느 Job site 어느 항목인지는 Rule만으로 안 나옵니다.
회계사와는 어떻게 나눠 일하나요?
저희는 회계법인(CPA firm)이 아닙니다. 매달 하는 장부 일은 저희가 가져가고, 판단과 Filing은 회계사 몫입니다. Audit 의견과 Tax filing은 License가 있어야 합니다.
계약하시기 전에, 어디서 새는지부터 확인해 드립니다.
30분 통화하고, 지금 쓰시는 시스템에 읽기 권한만 주시면 됩니다. 통화 후 며칠 안에 아래 다섯 가지를 사장님 회사 숫자로 뽑아 드립니다. 비용도, 조건도 없습니다. 같이 일하지 않으셔도 결과는 그대로 가져가십니다.
- 카드 내역 중 Receipt이 안 붙은 비율과 그 금액
- 청구 없이 원가만 쌓여 있는 Job
- 자기 주기를 넘겨 조용해진 단골
- 수수료 빼고 나면 손해인 품목
- 같은 숫자를 장부까지 옮기는 데 몇 번 입력하는지
연락 주실 때 Accounting과 Payroll 뭘 쓰시는지만 적어 주시면 통화가 빨라집니다. 신청서는 없습니다.